Fair Play auf höchster Ebene

unsere Compliance-Richtlinien.

Mit unserem Compliance Management Systems erzeugen wir eine nachhaltige Compliance-Kultur – innerhalb unseres Unternehmens und in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden und Partnern. Damit können wesentliche Regelverstöße rechtzeitig erkannt oder sogar schon präventiv verhindert werden.
Unter Compliance verstehen wir die Einhaltung aller relevanten Gesetze, Verordnungen, Richtlinien, Selbstverpflichtungen und internen Anweisungen des Unternehmens. Die Richtlinien gelten dabei für Mitarbeiter*innen und die Geschäftsführung.

Informationspflicht

Unsere Mitarbeiter*innen müssen sich über die für ihre Verantwortungsbereiche geltenden Gesetze, Verordnungen, Richtlinien, Selbstverpflichtungen und internen Anweisungen informieren. In Zweifelsfällen ist Rat bei den Vorgesetzten einzuholen.

 

Grundsätzliche Verhaltensanforderungen

Alle Mitarbeiter*innen sind verpflichtet:

  • die in ihrem Verantwortungsbereich geltenden Gesetze, Verordnungen, Richtlinien, Selbstverpflichtungen und internen Anweisungen einzuhalten
  • fair, respektvoll und vertrauenswürdig bei allen Tätigkeiten und Geschäftsbeziehungen zu sein
  • das Ansehen der Firma zu achten und zu fördern
  • Interessenkonflikte zwischen geschäftlichen und privaten Angelegenheiten zu vermeiden
  • sich oder anderen keine unrechtmäßigen Vorteile zu verschaffen
  • die Bestimmungen über die Arbeitssicherheit, den Umweltschutz und den Datenschutz einzuhalten
  • Compliance-Verstöße den am Ende dieses Dokuments aufgeführten Ansprechpartnern unverzüglich zu melden

Vorgesetzte sind darüber hinaus verpflichtet:

  • die Führungsgrundsätze des Unternehmens einzuhalten
  • Mitarbeiter*innen diskriminierungsfrei nach ihrer Leistung zu beurteilen
  • die Einhaltung dieser Richtlinie in ihrem Verantwortungsbereich sicherzustellen

 

Gleichbehandlung

Benachteiligungen aus Gründen der Rasse im Sinne des AGG, der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion, der Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität sind strikt untersagt. Dies gilt insbesondere für den Umgang mit Kolleg*innen, Mitarbeiter*innen und Geschäftspartner*innen sowie bei der Einstellung, Beförderung oder Entlassung von Mitarbeiter*innen.

 

Verbot von Bestechung und Korruption

Es ist strikt verboten:

  • In- und ausländischen Amtsträger*innen für die Vornahme oder Unterlassung einer Amtshandlung einen persönlichen Vorteil anzubieten, zu versprechen oder zu gewähren
  • Mitarbeiter*innen oder Vertreter*innen in- oder ausländischer Unternehmen rechtswidrige persönliche Vorteile anzubieten, zu versprechen oder zu gewähren
  • Bestechungshandlungen mit Hilfe von anderen durchführen zu lassen, zum Beispiel von Angehörigen, Freund*innen, Agent*innen, Berater*innen, Planer*innen und Vermittler*innen
  • unrechtmäßige Handlungen anderer Personen zu unterstützen

 

Vermeidung von Interessenkonflikten

Alle Mitarbeiter*innen müssen ihre privaten Interessen und die Interessen der Firma streng voneinander trennen. Bereits der Anschein eines Interessenkonflikts ist zu vermeiden. Nicht zulässig sind insbesondere:

  • Aufträge an nahestehende Personen (zum Beispiel Ehegatten, Verwandte, Freund*innen und private Geschäftspartner*innen)
  • Aufträge an Unternehmen, in denen nahestehende Personen arbeiten
  • Aufträge an Unternehmen, an denen nahestehende Personen mit 5 % und mehr beteiligt sind
  • Nebentätigkeiten für Wettbewerbsunternehmen
  • Nebentätigkeiten für Geschäftspartner*innen

Ausnahmen können nur durch die Geschäftsführung gestattet werden.
Mitarbeiter*innen, die sich direkt oder indirekt mit 5 % und mehr an einem Wettbewerbsunternehmen beteiligen möchten oder bereits beteiligt sind, müssen dies der Geschäftsführung melden. Es wird geprüft, ob ein Interessenkonflikt besteht.

 

Bekämpfung von Geldwäsche

Die Firma arbeitet nur mit seriösen Geschäftspartner*innen zusammen, die sich im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften bewegen und keine illegalen Finanzmittel verwenden. Alle Mitarbeiter*innen haben die Gesetze gegen Geldwäsche zu befolgen und Verdachtsmomente, die auf Geldwäsche hindeuten, unverzüglich der jeweiligen Leitung der Buchhaltung und den Compliance-Ansprechpartner*innen zu melden.

 

Zusammenarbeit mit Kund*innen und Lieferant*innen

Das Unternehmen erwartet von Mitarbeiter*innen, Kund*innen und Lieferant*innen:

  • die Einhaltung aller geltenden Gesetze, Verordnungen, Richtlinien, Selbstverpflichtungen und internen Anweisungen
  • das Unterlassen von Korruption
  • die Beachtung der Menschenrechte
  • die Einhaltung der Gesetze gegen Kinderarbeit
  • die Beachtung der Rechtsvorschriften des internationalen Wirtschaftsverkehrs
  • insbesondere die Einhaltung der Export- und Importverbote sowie der Embargobestimmungen
  • den Schutz der Gesundheit und Sicherheit aller Mitarbeiter*innen
  • die Einhaltung der relevanten nationalen Gesetze und internationalen Standards zur Arbeitssicherheit, zum Umweltschutz und Datenschutz
  • dass diese Punkte auch in der eigenen Lieferkette umgesetzt und eingehalten werden

 

Einladungen, Geschenke und andere persönliche Vorteile

Grundsätzlich dürfen Mitarbeiter*innen persönliche Vorteile weder für sich noch für ihnen nahestehende Personen fordern, sich versprechen lassen oder annehmen. Mitarbeiter*innen dürfen persönliche Vorteile (zum Beispiel Einladungen in Restaurants oder zu Sportveranstaltungen oder Geschenke) nur annehmen, wenn nicht der Eindruck entsteht, von ihnen werde eine Gegenleistung erwartet.
Der Vorteil muss im Rahmen allgemein üblicher Geschäftsgepflogenheiten liegen und darf nicht gegen ein Gesetz verstoßen. In Deutschland sind je Person und Jahr Geschenke im Wert von insgesamt 35 Euro an Geschäftspartner*innen zulässig und können als Betriebsausgabe geltend gemacht werden (§ 4 Ab- satz 5 EStG). Zusätzlich können Streuwerbeartikel (Kalender, Kugelschreiber, Anhänger usw.) unter 10 Euro pro Stück verteilt werden. Maßgeblich sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten.

 

Arbeitssicherheit, Umweltschutz und Datenschutz

Im Interesse der Gesundheit und Sicherheit aller Mitarbeiter*innen und Besucher*innen haben alle Mitarbeiter*innen an ihrem Arbeitsplatz die geltenden Gesetze, Vorschriften und Standards zur Arbeitssicherheit einzuhalten. Alle Mitarbeiter*innen sind für den Umweltschutz in ihrem Arbeitsbereich mitverantwortlich und verpflichtet, die Gesetze, Vorschriften und Standards zum Umweltschutz einzuhalten. Personenbezogene Daten dürfen nur gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen erhoben, genutzt und aufbewahrt werden. Unternehmens- und geschäftsbezogene Daten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nur im Rahmen des Aufgabengebiets verwendet werden.

 

Schutz des Unternehmensvermögens

Vorgesetzte müssen in ihrem Verantwortungsbereich eine Organisation aufbauen, die das Unternehmensvermögen vor Verlust und Missbrauch schützt. Das Unternehmensvermögen darf nicht für private Zwecke verwendet werden. Der Ein- und Verkauf von Unternehmensvermögen muss transparent, nachvollziehbar, wirtschaftlich und zu marktgerechten Konditionen erfolgen. Persönliche Interessen einzelner Mitarbeiter*innen dürfen die Entscheidungen und wirtschaftlichen Transaktionen nicht beeinflussen.

 

Verhalten gegenüber Wettbewerbern

  • Das Wettbewerbsrecht und das Kartellrecht sind zu beachten
  • Es dürfen keine Preise, Mengen und Konditionen mit Wettbewerbern abgesprochen werden
  • Absprachen mit Wettbewerber*innen über eine Marktaufteilung sind nicht zulässig
  • Generell sind Kontakte zu Wettbewerber*innen auf das absolut notwendige Minimum zu beschränken.

 

Spenden

Das Unternehmen leistet im Rahmen eines dafür vorgesehenen Budgets Geld- und Sachspenden für gemeinnützige und wohltätige Zwecke wie Bildung, Wissenschaft, Kunst, Kultur und Soziales. Spenden werden ausschließlich durch die Geschäftsführung bewirkt; es steht den Mitarbeiter*innen frei, entsprechende Vorschläge zu machen.

 

Konsequenzen bei Compliance-Verstößen

Für Mitarbeiter*innen können Compliance-Verstöße die folgenden Konsequenzen haben:

  • Abmahnung
  • Kündigung
  • Schadenersatzansprüche Dritter
  • Geldstrafe, Freiheitsstrafe
  • Bußgeld sowie Nebenfolgen

Für das Unternehmen können Compliance-Verstöße die folgenden Konsequenzen haben:

  • Schadenersatzansprüche Dritter
  • kostenintensive Gerichtsprozesse
  • Geldstrafe, Bußgeld
  • Imageverlust

 

Ansprechpartner*innen

Als Ansprechpartner*innen bei Fragen zur Compliance sowie für die Anzeige von Verstößen gegen die im Unternehmen geltenden Compliance-Richtlinien durch Mitarbeiter*innen des Unternehmens stehen Ihnen neben Ihren Vorgesetzten zur Verfügung:

  • allgemeine juristische Fragen: Leitung Rechtsabteilung
  • arbeitsrechtliche Fragen: Personalleitung
  • technische Vorschriften: Leitung Qualitätsmanagement
  • Finance & Risk Controlling: CFO